研究活動を行うNPOの立ち上げ方

2012年(平成24年)4月版
平成24年4月から施行された改正NPO法に沿った手続きについて、流れを以下に示します。
詳細については、下線で示すリンクをクリックしてください。
「全て自分で手続きをする」という場合について書いています。

下の目次をクリックすると、それぞれの見出しにジャンプします。

研究活動を行うNPOの設立で特に配慮が必要な点について、
[準備」、[e-Rad での研究機関・研究者登録] で扱っています。
   
     注:ここに示すリンク情報の多くは、
     神奈川県(県内手続き窓口リスト)のものです。
 どの都道府県、政令指定都市でも基本は同じですが、
 それぞれの所轄庁に確認してください。


準備            

-0.準備から登記が完了するまで、最短でも4か月ほどかかるので、
            準備を早く開始する。

-1. 設立趣旨について、よく考える。
            研究目的が、NPO法で定める20の特定非営利活動分野
            合うかどうか検討します。
            NPOは公共(一般市民)を対象に仕事をするので、
            研究者間で行う仕事とは趣旨が異なる場合があります。
            NPO活動の趣旨を理解したうえで、よく考えましょう。
            NPOとして設立できるかどうか、所轄庁の担当者に相談できます
            (電話で予約)。

-2.趣旨に賛同してくれる正会員(NPO法ではこれを社員と呼ぶ)を
            10人以上集める。

-3.主たる事務所を置く場所を決める(主たる事務所のある都道府県の
            所轄庁への申請、法務局での登記になるので)
            個人の家の一角や、研究室の一室でも可能です。
            ただし、移動すると変更届の必要があるので、できるだけ永続して使用できる場所である必要があります。
            公開される定款に記載されます。

-4.所轄庁のウェブサイトから設立に関する資料をダウンロードする。

             リンクリスト (神奈川県NPO協働推進課のウェブサイトから)
                    法人申請手続きの概要(流れ)
                    相談窓口案内
                        各種用紙(Word形式)ダウンロード
                        定款例(雛型)ダウンロード
                    申請書類の書き方説明
                    認証後の手続きの概要(登記、税)

-5.正会員の中から、役員を決める
            代表(代表理事、理事長など名称は選べる)1、理事2、監事1が最少人数。 名称・人数は定款で定めます。

-6.2年度分の活動計画・予算を立てる。

            注:準備段階で申請書の作成を意識して、申請様式に合うようにまとめておくと、間違いなく速くできます。

設立申請書の作成   

-1.設立申請に必要な書類は10種類。様式に沿った書類を所轄庁のウェブサイトからダウンロードして使う。
        雛型と書き方の説明書も書式といっしょにダウンロードできる(1.準備-4.リンクリスト参照)。

            1.設立趣旨書
            2.定款
            3.事業計画書(初年度と次年度の2年分)
            4.活動予算書(初年度と次年度の2年分)
            5.社員のうち10人以上の者の名簿
            6.役員名簿 (住所氏名は、字体も含めて住民票に記載されたとおりであること。住基ネットがあれば住民票は不要)
            7.誓約及び就任承諾書 (役員1名に1枚ずつ、コピーを提出)
            8.設立についての意思決定を証する議事録 
            9.確認書
         10.設立認証申請書

-2.所轄庁の担当者に面会を申し込み、相談する。
            NPO設立説明会が定期的に開かれているので、その場を利用する事も可能ですが、
            設立趣旨がNPOの趣旨に合っているかの確認、書類作成の注意点などについて、数回程度直接会って相談します。

-3.正会員で意見を出し合って、申請書のほぼ最終案をまとめる。

-4.NPO設立総会を開催する。
            正会員の日程調整をして、必要な人数(委任状も可能)が集まれる日・場所を設定します。
      申請書の「ほぼ最終案」を会員に示します。(この日までに、会員の間で、しっかり議論は尽くしておいてください。)
            書類には押印の必要なものもあり、当日印鑑(認印)を持参してもらうか、あらかじめ郵送で整えておきます。
            代表者印(認印)は数回使い、同じものであることが求められますので、決めておきます。
            議事は予定どおり粛々と進めて、議事録に署名します。

            注:定款に記載された事項のうち、
            NPOの「名称」、「主たる事務所の住所」、「目的」、「非営利活動の種類」、「事業」、「代表者名」は
            登記されます。これらの項目は特に吟味してしっかりと決めておき、不用意な変更は避けます。
            これらの表記は常に一致している必要があるので、コピーアンドペーストで、間違いのない書類を作ります。

申請と縦覧        

-1.都道府県や政令指定都市の所轄庁に申請書類を提出する。
            提出日はあらかじめ決めておき、所轄庁担当者に書類の最終チェックを受けます。
            設立承認申請書に押してある認印を持参します。

-2.2か月間の縦覧
            一般市民からの意見が寄せられた場合は対応します。
            軽微な変更は、この間にも行えます(もちろん、なるべく少なく)。

-3.所轄庁での書類審査
            1か月ほどかかります。

-4.登記の準備、設立後の活動準備を、この間に行う。
            NPO法人のいわゆる実印(登記の際、印鑑登録します)、銀行印、領収書等におす角印を準備します。
            登記の際、法人代表者個人の印鑑証明書が必要です。準備しておきます。

            注:申請から認証までの間のNPOの活動はNPO法人〇〇(認証申請中)と記載して行えます。
            (認証申請中)がなく活動した場合、登記できない可能性が出てきますので、要注意です。
            申請中にかかった費用については、立替え払いで、設立後清算します。

認証と登記        

-1.認証を受ける。
            認証された旨、電話等で連絡があるので窓口に出向きます。今後の手続きなどについて、担当者から指示があります。

-2.2週間以内に設立登記申請をする。
            電子申請はNPOには不向きです。すべてプリントアウトして紙で提出する方が、簡便なようです。
            設立登記申請ができる法務局の窓口は、比較的限られているので、管轄の法務局をウェブサイトで検索し、
            事前に電話等で確認します。
            ほぼ完成した必要書類を持って相談窓口に出向きます。        
            窓口の担当者が書類をチェックし、様式を素早く整えてくれます。

                        必要書類等 法務省 商業・法人登記申請 スクロールした4.NPO法人
                            1.NPO法人設立登記申請書 (Word様式)ダウンロード/ 記載例
                            2.登記事項 (記載例の「登記事項を磁気ディスクで作成する例」と同様の様式でプリントアウト)
                            3.定款 (認証に使用したファイルのプリントアウト)
                            4.認証証(原本とコピーを持参、コピーを提出)
                            5.財産目録 (記載例の様式でプリントアウト、押印後原本とコピーを持参、コピーを提出)
                            6.就任承諾書 (認証に使用したもの、原本とコピーを持参、コピーを提出)
                            7.印鑑届出書(法務局で当日もらって法人印を届け出る。この、いわゆる法人の実印を申請書に押す。
                                   また、 提出者欄には法人代表者個人の実印を押す。
                            8.原本証明 (word 様式)ダウンロード
                            9.法人印 
                          10.代表者個人の印鑑証明書
                           11.登記簿謄本交付申請書(登記完了と同時に履歴事項全部証明書を交付してもらうのに必要)と
                                  印鑑カード交付申請書(2枚とも法務局で当日もらって記入)

            不都合がなければ、通常3-7日後の指定されたに日に法人登記が完了しています(不備があると連絡が来ます)。
            この日以降の早い時期に、最寄りの法務局で、 印紙代を支払って、(計5,000円くらい)
                履歴事項全部証明書」(所轄庁、税務署、銀行等、保管用で計4-5通は必要)
                法人印の印鑑証明書」(4-5通?)
                「印鑑カード」(印鑑証明発行に必要、大切に保管)の交付をうけます。

                注:法人設立の日となる登記の日付は、登記書類の提出日です。

所轄庁への届出と税金 

-1.概ね1か月以内に、設立登記終了の届出を所轄庁に提出する(郵送可)。
                        必要書類
                            1.設立登記完了届出書(第2号様式、1-4でダウンロード)
                            2.登記事項証明書(履歴事項全部証明書)原本とコピー
                            3.定款(認証に使用したファイルのプリントアウト)
                            4.設立当初の財産目録(様式は1-4でダウンロード)

            所轄庁からのメールによる情報提供をうける事ができるので、メールを登録する。
                            神奈川県の場合はこちら

-2.税務署への届け出をする。
            都道府県のサイトから、「法人設立届出書」をダウンロードし、記載例に沿って記載します。
            神奈川県ではファイルはエクセル形式でダウンロードできます。これは、4シートからなり、
            それぞれ税務署、県税事務所、市町村への提出用、法人控え用となっています。
            実際は控え用以外の3部をいずれかの役所にまとめて提出すると、2部は転送してもらえるので、
            1つの役所に出向くだけで済みます。

-3.免税申請をする。
            法人税の確定申告時期になると、税務署から申告書類とともに、法人県民税均等割減免申請書が送られてきます。
            書式に沿って記載し、提出します。 送られてこない場合や記載方法が分からない場合は、送付元に問い合わせます。

e-Rad での研究機関・研究者登録

-1.文部科学省府省共通研究開発管理システム(e-Rad)所属研究機関登録申請を行う。
       
            e-Rad ウェブサイトのシステム運用にあたっての事前準備を参照して、以下の書類を送付します。
                    1. 様式1-1、1-2(必要に応じ)をダウンロードし、必要事項を記入する
                    2.履歴事項全部証明書(4-2参照、発行後3か月以内の原本、コピー不可)
                    3.返信用封筒ー角型2号、宛先及び「親展」を記載し、返信用切手(120円)を貼るー

                            送付先)〒100-8959 東京都千代田区霞が関3-2-2
                    文部科学省  府省共通研究開発管理システム(e-Rad)運用担当 

                    注:ログイン情報通知書等が送付されるまでに、2週間ほどかかるので、
                         研究費申請など迫っている場合は要注意。

-2.e-Rad システム運用担当から、所属研究機関通知書を受領後、以下の操作を行う。
                    1.通知に書かれた、ログインID,パスワードを使って電子証明書をダウンロード。
                    2.同封の「所属研究機関におけるe-Rad利用に係る主な作業の流れ」に沿って、電子証明書をインポート後
                         e-Rad 上で部局情報の登録、事務分担者の登録、研究者登録を行う。

-3.NPOに所属する研究者の登録したメールアドレスに、研究者情報登録または更新の知らせが届く。
                            
                    参考資料所属研究機関向けページ>操作マニュアル

設立に必要な費

-1.所轄庁への申請:原則無料、郵送料・コピー代等のみ
-2.登記費用:5,000円くらい(登記事項証明書の交付は1枚700円。印鑑証明は500円。それぞれ4-5枚)
-3.印鑑・表札作成:それぞれ、数千円から
-4.ホームページ立ち上げ維持:Google Apps で独自ドメインを取ると、初期費用なし、年間維持費10ドル
-5.PCソフトウエア:一定の条件を満たせば、NPOへの寄贈プログラムで市価の4-8%で入手できる
            (Adobe, symantec, MS 等)場合がある<www.techsoupjapan.org >

(補1)毎年提出する書類

-1.所轄庁への届け出
                事業年度終了後3か月以内に
                    1.前年度の事業報告書
                    2.前年度の財産目録
                    3.前年度の賃借対照表
                    4.前年度の活動計算書
                    5.役員名簿(期間と報酬記載)
                    6.最新の役員名簿
                    7.社員のうち10人以上の者の名簿
    
                注:神奈川県では、利用者IDを登録して電子申請が可能。
                     設立後に届く説明書に詳しく記載されているので、その手順に沿ってIDを取得(数十分で可能)して申請する。

-2.税金の申告・申請
             但し、神奈川県では県税の減免申請は、状況が変わらない限り、1度すればそれでよいことになっています。

-3.文部科学省への届け出
       科研費等の申請前ほぼ9月末まで、
「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」に基づく
「体制整備等自己評価チェックリスト」の提出が毎年必要
e-rad の「所属研究機関ログイン」
→「所属研究機関事務担当者向けメニュー」
→「関係府省への報告・連絡」
とたどり、「様式1」及び「通知文」部分から様式とマニュアル(通知文の下部)をダウンロード。
    マニュアルに沿って作成し、e-rad からアップロード。

(補2)必要に応じて提出する書類
-1.所轄庁への届け
       1.役員変更等届出書
  役員任期が終了する年の総会で承認を得た後、新任期が開始されたら電子申請



--- 以上、とても長くなってしまいましたが、
1つ1つの積み重ねて着実に進めば、4-6か月くらいで
            全て自分でできます。

こうしたら?、ここが知りたい!というコメントをお寄せください。

BReNt-Site Editor
site-editor@brent-research.org









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